Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến, với điểm cầu Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam và các điểm cầu tại các tỉnh, thành phố, xã, phường, đặc khu cùng các tổ chức Hội trực thuộc có đủ điều kiện kết nối. Việc tổ chức hội nghị theo hình thức kết hợp nhằm tạo điều kiện để cán bộ, hội viên, lực lượng nòng cốt và tình nguyện viên Chữ thập đỏ trong toàn hệ thống tham gia nghiên cứu, học tập và thống nhất nhận thức, hành động trong triển khai Nghị quyết Đại hội XII.
Hội nghị khai mạc vào 8 giờ 30 phút ngày 17/8 và dự kiến bế mạc vào 11 giờ 15 phút ngày 18/8/2026.
Tại các điểm cầu cấp tỉnh, thành phố kết nối qua nền tảng Zoom Workplace, thành phần tham dự gồm Ủy viên Ban Chấp hành Hội Chữ thập đỏ các tỉnh, thành phố nhiệm kỳ 2026–2031; Ủy viên Ban Kiểm tra; lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tỉnh, thành Hội; đại diện lãnh đạo các tổ chức Hội trực thuộc cấp tỉnh và các đại biểu do Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ tỉnh, thành phố triệu tập.
Tại các điểm cầu cấp xã, phường, đặc khu, hội nghị được kết nối qua livestream trực tiếp trên Fanpage Hội Chữ thập đỏ Việt Nam. Thành phần tham dự gồm Ủy viên Ban Chấp hành Hội Chữ thập đỏ xã, phường, đặc khu; cán bộ Hội chuyên trách; đại diện lực lượng nòng cốt, tình nguyện viên Chữ thập đỏ và các đại biểu do Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp xã triệu tập. Các tổ chức Hội trực thuộc như Hội Chữ thập đỏ trong trường học, bệnh viện, doanh nghiệp, lực lượng vũ trang, đặc khu và các tổ chức Hội khác có đủ điều kiện cũng được tham gia hội nghị trực tuyến.
Hội nghị là hoạt động quan trọng nhằm đưa Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc Hội Chữ thập đỏ Việt Nam lần thứ XII, nhiệm kỳ 2026–2031 vào thực tiễn hoạt động của các cấp Hội; đồng thời góp phần thống nhất nhận thức, nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ Hội và tạo sự đồng bộ trong tổ chức triển khai Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết trong toàn hệ thống.
Thông qua Hội nghị, các cấp Hội tiếp tục cụ thể hóa những mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp được Đại hội XII thông qua, phát huy vai trò nòng cốt của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong công tác nhân đạo, hướng tới xây dựng tổ chức Hội ngày càng vững mạnh, chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác nhân đạo trong giai đoạn mới.